Phương pháp Định biên hiệu quả

ĐỊNH NGHĨA VỀ ĐỊNH BIÊN NHÂN SỰ

Định biên nhân sự có thể được hiểu đơn giản là việc xác định một số lượng nhân sự theo yêu cầu của doanh nghiệp để có thể đáp ứng những khối lượng công việc cho một vị trí cụ thể theo từng thời kỳ phát triển.

* KHI NÀO CẦN THỰC HIỆN ĐỊNH BIÊN

Sự phát triển của Doanh nghiệp thường đi đôi với việc tăng nhân sự của Doanh nghiệp đó. Ngược lại, khi Doanh nghiệp đi vào phía bên kia dốc của sự phát triển thì có xu hướng là điều chỉnh giảm lương hoặc điều chỉnh định biên nhân sự. Vì vậy, Công tác định biên nhân sự luôn được các Doanh nghiệp thực hiện sau mỗi kỳ hoạt động.

Với kinh nghiệm làm tư vấn, chúng tôi nêu ra một số lý do mà các doanh nghiêp cần phải thực hiện Định biên như sau:

Doanh nghiệp phát triển nhanh quá hoặc trên đà đi xuống;
Doanh nghiệp đang có xu hướng sử dụng công nghệ, dẫn tới điều chỉnh giảm nhân sự;
Ban lãnh đạo cần có cơ sở cho việc giảm nhân sự hoặc không tăng thêm nhân sự theo yêu cầu tuyển dụng của các trưởng bộ phận;
Hoặc đơn giản hơn: Ban Giám đốc muốn đánh giá với số lượng nhân sự thừa hay thiếu tại một thời điểm xác định.
Khi tỷ lệ Tổng quỹ lương/Tổng doanh thu vượt qua một con số ngưỡng. (tỷ lệ này được xem là tỷ lệ vàng, nó cũng là cách đo về sức khoẻ của một doanh nghiệp. Con số này có thể là 4-6%; 6-8% hoặc tối đa 10%, tuỳ theo loại hình doanh nghiệp)

* CÁC PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG ĐỊNH BIÊN HIỆN NAY

Quay lại vấn đề định biên. Với sự cần thiết đó, người ta bắt đầu tìm đến những phương pháp phân tích xác định định biên nhân sự. Ngoại trừ các Doanh nghiệp xây dựng tự phát thì hầu hết các nhà quản lý, chuyên gia/ đơn vị tư vấn thực hiện theo các phương pháp luận sau:

Phương pháp luận RACI: để thực hiện được phương pháp luận này, Doanh nghiệp phải thực hiện thêm một chương trình có tính vĩ mô nữa là xác định Chuỗi giá trị của doanh nghiệp. Đến nay, rất nhiều doanh nghiệp đang thực hiện xây dựng định biên theo phương pháp này. Tuy nhiên, phương pháp này nghe có vẻ khoa học nhưng lại rất khó thực hiện tại Doanh nghiệp Việt nam.
Xây dựng định biên bằng cách xác định công việc từ dưới lên: có nghĩa là xác định khối lượng công việc của từng cá nhân dựa trên bản Mô tả công việc, sau đó tổng hợp lại để hình thành được số lượng, khối lượng công việc cho 1 đơn vị và từ đó hình thành ra số lượng nhân sự cho từng chức danh. Cách thức này rất chi tiết, nhưng lại khó thực hiện chính xác, bởi phụ thuộc rất nhiều vào người viết (liệt kê công việc) và với phương pháp này, để thực hiện cho Doanh nghiệp có mô hình lớn hơn 200 nhân sự thì việc tổng hợp hoàn toàn không dễ dàng.
Xây dựng định biên từ trên xuống: Đây là cách thức xác định công việc và khối lượng công việc dựa theo chức năng nhiệm vụ và các công việc không nằm trong chức năng nhiệm vụ của phòng ban đó. Cách thức này đã được BigTrust xây dựng dựa trên nền tảng RACI và 1 công cụ hỗ trợ khác. Phương pháp này đã được thử nghiệm và áp dụng cho một số công ty như: Tổng công ty Hàng không Việt nam, Cty Cp Thiên sinh (với nhãn hàng phân bón nổi tiếng Komix) và Tổng công ty Điện lực Dầu khí Việt nam (thuộc tập đoàn Dầu khí Việt nam)…

* PHƯƠNG PHÁP ĐỊNH BIÊN HIỆU QUẢ

Để đánh giá một phương pháp định biên hiệu quả, chúng ta đo lường bằng kết quả đạt được như sau:

1. Xác định số lượng nhân sự cho từng chức danh;
2. Hoạch định lại cơ cấu chức danh của một Phòng/ Đơn vị từ đó hình thành Cơ cấu tổ chức của Doanh nghiệp;
3. Nâng cao năng lực quản lý nhân viên của người quản lý thể hiện qua việc hoạch định thời gian làm việc cho các chức danh dưới quyền;
4. Xây dựng được bộ MTCV tiêu chuẩn ngay sau khi phân bổ công việc;
5. Đảm bảo Pháp lý về tái cơ cấu, sắp xếp lại bộ máy hoạt động và xây dựng lại chính sách tiền lương của công ty;
6. Làm nền tảng cho việc hình thành bộ Từ điển Năng lực và Các yếu tố đánh giá giá trị công việc và một phần cho việc xây dựng Hệ thống đánh giá thành tích.

Xây dựng Tiêu chuẩn năng lực luôn đi kèm với Định biên nhân sự. Bởi sau khi Định biên, Bộ phận nhân sự luôn phải sàn lọc để biết nhân sự phù hợp với mục tiêu phát triển chung của Doanh nghiệp, căn cứ để thực hiện việc sàn lọc này chính là bộ tiêu chuẩn năng lực của từng vị trí.

***

Xem thêm bài viết “KỸ THUẬT XÂY DỰNG TỪ ĐIỂN NĂNG LỰC” để biết phương pháp xây dựng cũng như nắm rõ giá trị cốt lõi trong việc áp dụng bộ từ điển năng lực tại Doanh Nghiệp