Kỹ thuật xây dựng/điều chỉnh Chức năng Nhiệm vụ

Bảng phân tích công việc được coi là hệ thống lõi để tạo nên Chức năng nhiệm vụ và Mô tả công việc. Theo nhận xét của chúng tôi, hiện nay, có trên 90% các doanh nghiệp đang sử dụng 1 kiểu viết Chức năng nhiệm vụ và Mô tả công việc đó là: Viết chức năng nhiệm vụ trước, sau đó viết tiếp Mô tả công việc dựa trên Chức năng nhiệm vụ đó. Cách thức này được cho là đúng nhưng sẽ gặp một số vấn đề như:

Nội dung Chức năng nhiệm vụ và Mô tả công việc không được động bộ
Chức năng nhiệm vụ đôi khi được thể hiện quá chung chung (ví dụ: Tham mưu về công tác quản trị nhân sự cho BGĐ), đôi khi quá chi tiết (ví dụ: Trình ký và lữu trữ hồ sơ)
Cách thức viết này rất tốn thời gian và công sức

Chức năng nhiệm vụ là gốc của mọi hệ thống Quản trị nhân sự như Đánh giá năng lực, Hệ thống đánh giá Thành tích, Hê thống Thang bảng lương theo Giá trị công việc…, Chúng chỉ thể hiện rõ vai trò khi và chỉ khi tài liệu được chuẩn hóa.

Chúng tôi đã sáng tạo được một phương pháp xây dựng Chức năng nhiệm vụ, Mô tả công việc vô cùng đơn giản. Đó là sự kết hợp được giữa phương pháp RACI với “Kỹ thuật X” để Phân tích công việc. Với phương pháp này, người quản lý chỉ cần Phân tích công việc theo đúng những gì chúng tôi chia sẻ thì ngay lập tức sẽ có ngay Chức năng nhiệm vụ, Mô tả công việc đi kèm. Đây là sự khác biệt rất lớn cho công việc này.

Để thực hiện tốt công việc chuẩn hóa này, chúng tôi thực hiện theo các bước sau đây:

Cập nhật thông tin về Chức năng nhiệm vụ, Mô tả công việc hiện tại của công ty để phân tích và hình thành Bản đề xuất
Tiến hành thực hiện tư vấn cùng với các cấp quản lý, phòng nhân sự
Tổng hợp, điều chỉnh, báo cáo với Ban Giám Đốc
Bàn giao hệ thống bao gồm các văn bản hoàn thiện và bộ công thức tiêu chuẩn.
Bảo hành – chúng tôi sẽ hỗ trợ điều chỉnh 1 lần khi công ty có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức.

Cách thức tư vấn này của chúng tôi sẽ giúp công ty

Chuẩn hóa toàn bộ Chức năng nhiệm vụ, Mô tả công việc với thời gian nhanh gấp (n-1) lần so với cách viết thông thường, trong đó n là số chức danh/vị trí của 1 phòng.
Dễ dàng cập nhật mọi thay đổi một cách đồng bộ giữa Chức năng nhiệm vụ và Mô tả công việc.
Giúp các cấp quản lý có nhiều thời gian hơn cho việc hoạch định, thực hiện các công việc mang tính vĩ mô của đơn vị mình quản lý.
Chi phí rất hợp lý.
Thời gian thực hiện nhanh chóng (dự kiến khoảng 3 – 5 ngày (tùy thuộc số lượng chức danh của phòng) sẽ hoàn thiện được Chức năng nhiệm vụ và Mô tả công việc cho một phòng) với câu chữ cô đọng.

Liên hệ với chúng tôi tại:

CÔNG TY TNHH AT DATA

ĐC: Số 55 Ích Thạnh, Phường Trường Thạnh, Tp. Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh
ĐT: (028) 2220 6886 – 0903 383 445 – Ms Thùy
Email: thuy.phan@atdata.vn
www.atdata.vn

Xem thêm: